Phần mềm Excel đã không còn quá xa lạ với người sử dụng, đặc biệt là trong lĩnh vực kinh doanh. Excel có đầy đủ những tính năng siêu việt để giúp chủ cửa hàng, công ty quản lý tất cả mọi thứ về hàng hoá và hoạt động bán hàng. Hãy để Ola.vn hướng dẫn cách sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel cực đơn giản ngay nhé!
Phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel là gì?
Phần mềm Excel là một công cụ tích hợp nhiều chức năng thuận tiện trong việc quản lý một khối lượng thông tin lớn. Một số chức năng tuyệt vời như: tính toán, lọc, sắp xếp, truy vấn và trích xuất dữ liệu từ bảng,… Vì những tính năng vượt trội này mà Excel được nhiều người sử dụng với vai trò là một phần mềm quản lý bán hàng Excel.
Ưu điểm:
- Dễ dàng nắm bắt và sử dụng
- Có thể tìm kiếm, download một cách dễ dàng ở bất cứ nơi nào chia sẻ
- Phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel miễn phí
- Có thể tự chỉnh sửa mà không cần thông qua một bên trung gian nào khá
- Vì vốn dĩ bất kỳ máy tính nào cũng có sẵn Microsoft Excel trong hệ điều hành nên việc cài đặt vô cùng dễ dàng
Bên cạnh ưu điểm trên, phần mềm vẫn còn tồn tại một số nhược điểm như:
- Chỉ phù hợp khi xử lý dung lượng nhỏ, với lượng lớn thì tốc độ xử lý sẽ chậm
- Không phù hợp để thống kê các số liệu chi tiết
- Để làm việc hiệu quả thì yêu cần người sử dụng phải nắm vững các hàm tính toán
- Không thể lập hoá đơn
- Dữ liệu không được bảo mật và dễ mất
- Sử dụng Excel quản lý bán hàng, bạn phải nhập số liệu thủ công, dễ nhầm lẫn, sai sót
- Không cập nhật số liệu liên tục với các bộ phận khác
Cách tạo file quản lý bán hàng bằng Excel
Với những tính năng ưu việt, phần mềm này được sử dụng bởi khá nhiều các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Để sử dụng phần mềm, trước tiên, bạn hãy học cách tạo một file Excel quản lý bán hàng. Các bước cực kỳ đơn giản như sau:
Bước 1: tạo một file mới.
Bước 2: lần lượt tạo 4 sheet với 4 tiêu đề sheet như sau:
- Quản lý sản phẩm
Sheet quản lý sản phẩm cho phép người sử dụng tìm kiếm được các mặt hàng đang được bán. Từ đó, có xem xét mức độ phù hợp của nó với cửa hàng.
Tại sheet quản lý sản phẩm, cần có các đề mục
- Tên hàng
- Loại hàng
- Mã hàng
- Số lượng
- Giá nhập
- Giá bán
- Quản lý khách hàng
Tại sheet quản lý khách hàng, cửa hàng sẽ quản lý được thông tin của khách hàng để đưa ra chương trình ưu đãi phù hợp. Trong phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel, sheet này được tạo như sau:
- Họ tên
- Mã khách hàng
- Số điện thoại
- Địa chỉ
- Gmail
- Quản lý xuất nhập tồn
Đối với sheet xuất nhập tồn, bạn có thể nắm bắt được số lượng hàng đã bán hay tồn lại. Nội dung như sau:
- Ngày/tháng/năm giao dịch
- Tên khách
- Mã hàng
- Số lượng
- Đơn giá
- Thành tiền: Số lượng*đơn giá
- Tồn kho ban đầu
- Tồn kho sau bán: Tồn kho ban đầu-số lượng
- Quản lý doanh thu
Sheet quản lý doanh thu cho phép người quản lý biết được tổn doanh thu của một kỳ nhất định là bao nhiêu. Sheet này chứa các nội dung như sau:
- Mã hàng
- Tên khách hàng
- Số lượng
- Thành tiền: Lấy tại sheet xuất nhập tồn
- Tổng doanh thu: Thành tiền của mỗi khách hàng cộng lại
- Ghi chú
Một số ứng dụng của phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel
Phần mềm Excel quản lý bán hàng được ứng dụng vô cùng rộng rãi trong đời sống ngày nay. Một số ứng dụng phổ biến của nó như sau:
Kế toán bán hàng bằng Excel
Kế toán bán hàng bằng Excel có một số tính năng tuyệt vời đáp ứng các yêu cầu như:
- Ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sự biến động của từng loại sản phẩm
- Ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu, chi phí
- Cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính
Các cột nội dung có trong file kế toán quản lý bán hàng bằng Excel này gồm:
- Ngày tháng ghi sổ
- Chứng từ: số hiệu và ngày tháng
- Diễn dãi
- TK nợ/ TK có
- TK đối ứng
- Số phát sinh: Nợ/ Có
Quản lý đơn hàng bằng Excel
Quản lý đơn hàng bằng Excel rất phù hợp với các shop và cửa hàng nhỏ hoặc bán online. Việc quản lý này giúp chủ có thể nắm rõ được tình trạng món hàng từ đó có thể quản lý tốt hơn. Một số nội dung cơ bản có trong một file quản lý đơn hàng:
- Tên món hàng
- Mã sản phẩm
- Giá nhập
- Giá bán
- Tổng nhập vào
- Tổng đã bán
- Tình trạng: Hết hàng hay còn hàng
- Tổng doanh thu theo sản phẩm
Quản lý kho
Công việc quản lý cho phép tổng quát số lượng hàng đã nhập, đã xuất và tồn kho. Để từ đó đưa ra chiến lược kinh doanh tốt hơn và các chương trình sale để xử lý các món hàng tồn quá lâu. Điều này giúp hạn chế thấp nhất các thiệt hại, lỗ vốn có công ty.
Một số nội dung cơ bản cần phải có trong một bảng quản lý kho:
- Số chứng từ
- Mã hàng hoá
- Tên hàng hoá
- Giá bán
- Doanh thu
Quản lý công – nợ
Quản lý công – nợ bằng Excel là cách theo dõi và kiểm soát tình hình công nợ khách hàng bằng các file Excel. Từ đó, nhân viên có thể quản lý dòng tiền này một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Theo dõi công nợ trên Excel bao gồm:
- Quản lý công nợ phải thu khách hàng
- Quản lý công phải trả nhà cung cấp
Một số thông tin cần thiết trong file quản lý công – nợ:
- Mã hàng
- KH/NCC
- Phải trả bắt đầu
- Phải trả đầu kỳ
- Phải trả cuối kỳ
Bài viết trên đã đem đến cho bạn những thông tin cơ bản nhất về phần mềm Excel trong việc quản lý các loại thông tin về bán hàng. Ngoài ra, bài viết cũng đã hướng dẫn cụ thể cách tạo file quản lý bán hàng bằng Excel cực kỳ đơn giản. Đừng quên truy cập vào Ola.vn để tìm hiểu thêm nhiều bài viết có ích về phần mềm Excel bán hàng miễn phí nhé!
